Öljyupotettua muuntajaa koskevassa tarjouksessa tulee sisältää muutakin kuin tuotteen nimen. Ostajan tulee lähettää ainakin nimelliskapasiteetti, korkea jännite, matala jännite, taajuus, vaihe, vektoriryhmä, jäähdytysmenetelmä, standardi ja asennuspaikka. Jos vanha muuntajan tyyppikilpi on saatavilla, selkeä valokuva voi myös auttaa toimittajaa ymmärtämään vaihtotarpeen.
Hyvä tiedustelu säästää aikaa. Kun toimittajalla on riittävästi tietoja, tarjous voi sisältää tarkemman mallin, tarvikeluettelon, painon, pakkauskoon ja toimitussuunnitelman. Epämääräiset pyynnöt johtavat usein toistuviin viesteihin ja hitaampiin hinnoitteluun. Jos hankkeella on määräaika, tulee myös mainita odotettu toimituspäivä ja tarkastusvaatimus.
Tämä on myös hyvä aika kysyä maksuehdoista, toimitusajasta ja tarkastuskuvista. Muuntajatilaus on helpompi hallita, kun kaupalliset ja tekniset pisteet liikkuvat yhdessä. Se auttaa myös toimittajaa pitämään oikeanlaisen tuotantopaikan.